واتساب للجمعيات الخيرية والمنظمات غير الربحية: دليل عملي

الجواب المختصر: واتساب يوصل رسالة الجمعية لجمهورها بمعدل قراءة يتجاوز 90% خلال دقائق، وهذا أعلى بكثير من البريد أو الرسائل النصية، فيصير الأداة الأنسب لحملات التبرع وتنظيم المتطوعين والتواصل مع المستفيدين. الفكرة مو إنك ترسل أكثر، الفكرة إنك ترسل أذكى وفي الوقت الصح وبموافقة المستلم.

أغلب الجمعيات عندها قاعدة متبرعين ومتطوعين ومستفيدين، لكن التواصل معهم متفرّق بين مكالمات ورسائل يدوية ومنشورات ما حد يشوفها. واتساب يجمع هذا كله في قناة وحدة منظمة، وتقدر تبنيها على نظامك الحالي من غير ما تغيّر طريقة عملك.

حملات التبرع وجمع الدعم

حملة التبرع على واتساب تشتغل لأن الرسالة توصل وتُقرأ بسرعة، فتقدر تطلق نداء عاجل لكفالة أو مشروع موسمي وتوصل لآلاف خلال ساعة. الصيغة الناجحة تكون قصيرة وفيها رقم واضح للمبلغ المطلوب وزر أو رابط تبرع مباشر، لأن كل خطوة إضافية تخسر فيها متبرعين.

استخدم الرسائل الجماعية لإرسال الحملة لقوائم مقسّمة حسب سلوك التبرع، فمتبرع كفالة يتيم يستقبل رسالة مختلفة عن متبرع إفطار صائم. قسّم قاعدتك إلى متبرعين منتظمين، ومتبرعين لمرة واحدة، ومتطوعين، وبهذا تكلّم كل فئة بالرسالة اللي تخصها بدل رسالة عامة ضعيفة.

نصيحة مهمة: لا ترسل لأرقام ما أعطتك إذن صريح بالتواصل، لأن واتساب يحظر الأرقام اللي يبلّغ عنها الناس، وممكن تخسر رقم الجمعية كامل في يوم. ابنِ قائمتك من نماذج تبرع فيها موافقة واضحة على استقبال الرسائل.

تسجيل وتنظيم المتطوعين

تنظيم المتطوعين عادة فوضى من جداول إكسل ومجموعات واتساب مزدحمة. بدّلها بنموذج تسجيل يبدأ من رسالة واتساب، فالمتطوع يرسل كلمة مثل "تطوّع" ويرد عليه بوت واتساب بأسئلة منظمة: الاسم، المدينة، المهارة، الأوقات المتاحة. تنحفظ البيانات مباشرة عندك جاهزة للفرز.

بعد الفرز، تقدر ترسل لكل مجموعة متطوعين تذكير بمناوبتها قبل الفعالية بيوم، وتطلب تأكيد حضور بضغطة زر. هذا يقلّل الغياب لأن المتطوع يلتزم لما يأكد، ويعطيك صورة واضحة عن عدد الحاضرين قبل الفعالية بوقت كافٍ.

تواصل المستفيدين

المستفيد أحياناً يكون أصعب فئة للتواصل، لأن بعضهم ما عنده بريد أو ما يتابع المنصات، لكن الكل تقريباً عنده واتساب. استخدم القناة لإبلاغ المستفيد بموعد صرف المساعدة، أو باكتمال طلبه، أو بنقص في أوراقه، فيوفّر عليه مشوار ومكالمات متكررة للجمعية.

خلّ التواصل مع المستفيدين بخصوصية تامة، فلا تضيفهم في مجموعات يشوف فيها بعضهم بعض، واستخدم رسائل فردية لأن وضع المستفيد المالي معلومة حساسة. الاحترام في طريقة التواصل جزء من رسالة الجمعية نفسها.

إشعارات الفعاليات والمناسبات

الفعاليات تنجح بالحضور، والحضور يحتاج تذكير. أرسل دعوة الفعالية قبلها بأسبوع، وتذكير قبلها بيوم، وتذكير أخير قبلها بساعتين فيه الموقع ورابط الخريطة. هذا التسلسل يرفع نسبة الحضور بشكل ملموس مقارنة بدعوة وحدة تننسى.

للمناسبات الموسمية مثل رمضان والعيد وموسم الحج، جهّز رسائلك مسبقاً وجدولها، لأن هذي المواسم ذروة التبرع وما تبي تنشغل بالإرسال اليدوي وقت الزحمة. الجدولة المسبقة تخليك تركّز على المتبرعين بدل لوحة المفاتيح.

شكر ومتابعة المتبرعين

أكثر شي يبني علاقة طويلة مع المتبرع هو إنه يحس إن تبرعه وصل وأثّر. أرسل رسالة شكر فورية بعد كل تبرع فيها اسم المتبرع والمبلغ ووجهة الصرف، ثم تابعه بعد فترة برسالة تبيّن أثر تبرعه مثل صورة أو رقم: "كفالتك وصلت لـ 3 أسر هذا الشهر".

المتبرع اللي يشوف الأثر يرجع يتبرع، فالشكر مو مجاملة، هو استثمار في العلاقة. خصّص رسائل سنوية تلخّص للمتبرع كم ساهم خلال السنة وكم مستفيد لمسه، لأن هذا الملخص يحوّل المتبرع لمتبرع منتظم.

الرد الآلي على الاستفسارات

الجمعية تستقبل نفس الأسئلة كل يوم: كيف أتبرع، وش حساباتكم، كيف أكفل، وش شروط المساعدة. الرد الآلي يجاوب هذي الأسئلة فوراً 24 ساعة من غير موظف، ويحوّل الحالات اللي تحتاج بشر لموظف مختص. هذا يوفّر وقت الفريق للعمل الميداني بدل تكرار نفس الإجابات.

لو حجم رسائلكم كبير أو تبون ربط واتساب بنظام إدارة المتبرعين عندكم، واتساب API يخليكم تؤتمتون الإشعارات وتربطون التبرعات بسجلات المتبرعين تلقائياً.

جدول: استخدامات واتساب في الجمعيات

نصائح أخيرة

ابدأ بسيط: فعّل الرد الآلي على الأسئلة الشائعة ورسالة الشكر الفورية، لأنهما يعطيانك أكبر أثر بأقل جهد. وسّع بعدها لحملات مقسّمة وتسجيل متطوعين لما تتعوّد على النظام. الأهم تحترم خصوصية المستفيدين، وتأخذ إذن واضح قبل أي إرسال جماعي، وتقيس النتائج عشان تحسّن كل حملة.

واتس لووب يجمع لك هذا كله في منصة وحدة عربية تشتغل بالكامل من اليمين لليسار، فتقدر تدير حملاتك ومتطوعيك ومتبرعيك من مكان واحد. ابدأ تجربتك وشوف الفرق في أول حملة.