نصائح حول كيفية التعامل مع العملاء الغاضبين

التعامل مع العملاء الغاضبين

تواجه كل شركة من حين لآخر موقفًا يواجه فيه عميلًا صعبًا. في حين أن التعامل مع المحتوى والعملاء الراضين أمر سهل، فإن الوقت والطاقة اللذين تحتاجهما الشركة للتعامل مع عميل غاضب يكونان نسبياً أكثر.

ليس من السهل دائماً تحديد سبب عدم الرضا. يمكن أن تتراوح من خطأ في الخدمة، أو خطأ في المنتج، أو حتى نقص خدمة ما بعد البيع.

التعامل مع العملاء الغاضبين ليس بالأمر السهل، نظراً لأن الشخص الذي يتعامل مع الموقف هو أيضاً إنسان، فهناك احتمال أن تتحول القضية إلى إحباط وأكثر إزعاجاً لكلا الطرفين المعنيين، إذا تم التعامل معه بشكل صحيح، يمكن للوكيل تحويل تجربة العميل السيئة إلى علاقة طويلة الأمد مع العميل.

بالإضافة إلى ذلك، عندما يكون العميل الغاضب راضياً، تكون التعليقات المقدمة ذات قيمة أعلى لأنها توفر مؤشرات لتحسين المنتج أو الخدمة. عند التركيز والتحليل بدقة، يمكن أن توفر هذه التعليقات رؤى رائعة يمكن أن تضيف قيمة إلى خدمة العملاء.

كيف تتعامل مع العملاء الغاضبين

هناك مجموعة من الأسباب التي تجعل العميل يغضب، لتقديم المساعدة المناسبة للعميل الغاضب، من الضروري معرفة سبب غضب العميل في المقام الأول.

تشير التقارير إلى أن 72٪ من العملاء يشعرون أن دعم العملاء غير الفعال يؤكد عليهم شرح مشكلتهم عدة مرات. لقد كنا جميعاً هناك، وهذا ليس ممتعاً.

قائمة ببعض أهم أسباب غضب العملاء:

-        عدم مواكبة الالتزامات المتعلقة بالخدمة أو المنتج.

-        جودة المنتج أو الخدمة المتأخرة وغير المناسبة.

-        نقل الاستفسارات من وكيل إلى آخر، مما يجعل العميل يشعر بأنه غير مرغوب فيه ويتم تجاهله.

-        الموظفون غير المتعاونين وغير المدربين الذين لا يستطيعون تقديم إجابات مناسبة للعميل.

-        عندما ينتقل العميل من قناة إلى أخرى، فإن فقدان السياق يجعل العميل يكرر الاستعلام عدة مرات.

-        يفتقر وكلاء الدعم إلى مهارات الاستماع المناسبة، مما يعيق العميل عن مشاركة المعلومات الكاملة حول مشكلة ما.

نصائح حول كيفية التعامل مع العملاء الغاضبين

من خلال تحديد سبب غضب العميل أو عدم رضاه بنجاح، يمكن حل الشكوى بكفاءة.

إن فهم السبب وراء غضب العميل يوفر للمدير التنفيذي لدعم العملاء النفوذ لمعرفة مدى جدية موقف العميل وتوقعاته. سيساعد هذا في ضمان تقديم أفضل الخدمات.

ولكن ما هي تكلفة تجربة العملاء السيئة؟

يمكن أن يؤدي عميل غاضب واحد إلى علامة تجارية سلبية أثناء مشاركته لتجربته على المنصات العامة، حيث يبحث عملاؤك المحتملون عن التعليقات.

يميل المزيد من الأشخاص إلى قراءة المراجعات السلبية أكثر من المراجعات الإيجابية عند تقييم علامة تجارية

عندما يتم تطبيق التكتيكات والنصائح الصحيحة، يمكن لعملك أن ينتقل بالعميل من موقف سلبي إلى موقف إيجابي واغتنام الفرصة لتأمين علاقة ولاء طويلة الأمد.

نصائح حول كيفية التعامل مع العملاء الغاضبين

الاستماع الفعال من العميل الغاضب أمر لا بد منه

الاستماع إلى العميل بصبر وفهم جميع نقاط القلق يجعل من السهل تحديد الحل الأنسب لتقديمه.

يمكن أن تؤدي مقاطعة العميل الغاضب أثناء حديثه إلى تفاقم الموقف. لهذا السبب، يجب على الوكيل أولاً الاستماع إلى كل التفاصيل الدقيقة قبل تقديم أي اقتراحات، الاستماع الفعال هو مفتاح التعامل مع معظم المواقف السلبية بشكل فعال وتهدئة العميل.

لذلك تعد النصيحة الأولى هي: أعطِ الاهتمام الكامل وقدم تركيزك الكامل للعميل الغاضب.

موضع تقدير الدعم في الوقت الحقيقي للعميل الغاضب

عند التعامل مع عميل غاضب، من الضروري ضمان الرجوع بسرعة أكبر. يؤدي التأخير في الرد إلى تصعيد العميل الغاضب للمشكلة.

نعني أن تعليق العميل لفترة طويلة أو تجنبه يمكن أن يزيد من غضبه ويسبب ضررًا بصورة العلامة التجارية.

هذا هو المكان الذي يمكن للشركة استخدام الواتساب شات بوت فيه. يشير استطلاع أجرته شركة IBM إلى أن الواتساب شات بوت يمكنها الإجابة على ما يقرب من 80٪ من الأسئلة الروتينية وتقليل وقت دعم العملاء، وبالتالي مساعدة العملاء الغاضبين في طرح الأسئلة القياسية.

النصيحة الثانية هي: تعامل مع شكاوى العملاء على الفور قبل تصعيدها على وسائل التواصل الاجتماعي.

التعاطف مع العميل الغاضب يخلق علاقة جيدة

من الصفات المهمة التي يجب على كل دور يواجه العملاء صقلها هو التعاطف. الفكرة هي أن تضع نفسك في موقف الآخر وتفكر وفقًا لذلك.

عادة، عندما يغضب العميل ويطلب المساعدة، حاول أن تكون متعاطفًا. إنه يجعل العميل يشعر أنك تفهم مشكلته بصدق وأنك حريص على حلها.

إن الاعتراف بالقلق من خلال تقديم عبارات إيجابية والتأكيد على أنك تفهم مشكلة العميل ومحاولة مساعدته بأفضل طريقة ممكنة يمكن أن يهدئ العميل الغاضب إلى حد كبير.

كما أن النغمة في هذه المرحلة أساسية. ستجعل النغمة الهادئة والهادئة العملاء يشعرون بالاستماع والاهتمام. تجنب استخدام المصطلحات واللغة العامية خلال مثل هذه الحالة.

النصيحة الثالثة: تعاطف مع العملاء الغاضبين واستخدم نبرة هادئة أثناء التحدث إليهم.

تجنب أخذ الأمور على محمل شخصي

غالبًا ما يواجه وكلاء خدمة العملاء غضب العملاء الغاضبين. من المهم أن نفهم أن العميل ليس غاضباً من الوكيل.

أثناء التحدث مع خدمة العملاء، قد يتحدث العميل الغاضب بطريقة قاسية وصاخبة. هناك فرص أنه قد يعكس خيبة أمله تجاه المنتج أو الخدمة في التواصل.

من خلال وضع ذلك في الاعتبار، يمكن لممثلي دعم العملاء الحفاظ على هدوئه والتعامل مع الموقف بشكل أفضل.

النصيحة الرابعة: العملاء غاضبون من الموقف الذي هم فيه وليس من الوكيل. لا تأخذ الأمور على محمل شخصي وتعامل مع الموقف بهدوء.

حاول الوصول إلى السبب الجذري

يعد تحليل السبب الجذري أمراً بالغ الأهمية لتقديم حل مستنير ومثالي للعميل الغاضب.

الهدف الرئيسي من تحليل السبب الجذري هو فهم ماهية المشكلة الفعلية. يعد جمع كل التفاصيل المتعلقة بالمشكلة وقياسها بشكل صحيح أمرًا حيوياً لمعرفة السبب الجذري.

كشركة، تحتاج إلى إجراء هذا البحث. في بعض الأحيان، قد لا يتمكن العميل من شرح السبب الدقيق الذي جعله يغضب. الأسئلة الاستقصائية هي المفتاح الذي يمكن أن يساعد في الوصول إلى السبب الجذري. بمجرد تحديد السبب الجذري للمشكلة، يمكن لوكلائك تقديم الحل

لكن مجرد تقديم الحل لا يكفي، إن التنفيذ السليم والمراقبة والتغذية الراجعة من العميل مهمة أيضًا.

النصيحة الخامسة: فهم المشكلة الأساسية وراء مشكلة العميل لحل الاستعلام بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

المتابعة مع العملاء الغاضبين تبني الثقة

إنه مرتبط بخدمة ما بعد البيع في أكثر المصطلحات شيوعاً. خدمة المتابعة ضرورية لمعرفة ما إذا كان العميل راضياً عن الخدمة أم لا، كما أنه سيساعد مزود خدمة العملاء على معرفة ما إذا كان الحل مناسباً ويعمل بشكل إيجابي، المتابعة بعد حل المشكلة ستجعل العميل أكثر سعادة ورضا.

النصيحة السادسة: بمجرد حل المشكلة، تابع مع العميل واسأله عما إذا كان لا يزال يواجه المشكلة أم لا.

يعتبر التعامل مع العملاء من أهم المهام التي يجب على الشركة القيام بها. بينما يمكن للمرء حل الكثير من خلال الذهاب إلى التدريب، يمكن حل العديد من شكاوى العملاء من خلال اعتماد الواتساب شات بوت.

إن تقديم تجربة قيمة لا تُنسى للعميل يمكن أن يساعد في بناء علاقة أفضل وأكثر استراتيجية على المدى الطويل.